Nebenkostenabrechnung: Die 5 häufigsten Fehler

Jedes Jahr im Januar und Februar dasselbe Spiel: Vermieter in ganz Deutschland verschicken ihre Nebenkostenabrechnungen – und Mieter prüfen sie Zeile für Zeile. Laut einer Erhebung des Deutschen Mieterbunds weist jede zweite Abrechnung Fehler auf. Was viele Vermieter nicht wissen: Selbst kleine Formfehler können dazu führen, dass die gesamte Abrechnung unwirksam ist und Sie auf den Kosten sitzen bleiben.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die fünf teuersten Fehler, die wir in der Praxis am häufigsten sehen – mit konkreten Beispielen, relevanten Urteilen und klaren Handlungsempfehlungen.

Was sind Nebenkosten überhaupt? (Kurze Einführung)

Nebenkosten – auch Betriebskosten genannt – sind die laufenden Kosten, die durch den Betrieb eines Gebäudes entstehen und die der Vermieter auf die Mieter umlegen darf. Welche Kosten das sind, ist abschließend in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Dazu gehören unter anderem:

Grundsteuer
Wasser und Abwasser
Heizkosten und Warmwasser
Müllbeseitigung
Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Gartenpflege
Beleuchtung
Schornsteinreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherungen
Hausmeisterkosten
Aufzugskosten

Wichtig: Diese Liste ist abschließend. Kosten, die dort nicht aufgeführt sind, dürfen Sie grundsätzlich nicht auf den Mieter umlegen – auch wenn das im Mietvertrag anders vereinbart wurde.

Fehler 1: Die Abrechnungsfrist versäumen

Die gesetzliche Regelung

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Endet der Abrechnungszeitraum also am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter sein – nicht abgeschickt, sondern zugegangen.

Die teure Konsequenz

Versäumen Sie diese Frist, verlieren Sie das Recht, Nachzahlungen zu fordern. Das bedeutet: Hat Ihr Mieter während des Jahres monatliche Vorauszahlungen geleistet, die zu niedrig angesetzt waren, gehen Sie leer aus – auch wenn die Mehrkosten sachlich völlig berechtigt wären. Das Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen trotzdem auszahlen.

Ein Rechenbeispiel aus der Praxis

Herr Müller vermietet eine 80-m²-Wohnung in München. Die tatsächlichen Heizkosten 2025 belaufen sich auf 2.400 € für das gesamte Haus mit 200 m² Gesamtfläche. Auf seine Wohnung entfallen also 960 €. Der Mieter hat monatlich 60 € als Vorauszahlung gezahlt – also 720 € im Jahr. Nachforderung: 240 €.

Weil Herr Müller die Abrechnung erst am 15. Januar 2027 versendet, ist diese Nachforderung erloschen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Er verliert 240 € – allein wegen einer zwei Wochen zu späten Abrechnung.

So vermeiden Sie den Fehler

Tragen Sie die Abrechnungsfrist als Wiedervorlage in Ihren Kalender ein
Besorgen Sie sich alle Belege (Stadtwerke, Hausmeister, Versicherung) bereits im Oktober des Folgejahres
Beachten Sie: Das Datum des Zugangs beim Mieter zählt – nicht das Datum auf Ihrem Brief

Fehler 2: Nicht umlagefähige Kosten einrechnen

Was nicht umgelegt werden darf

Viele Vermieter – insbesondere solche, die gerade zum ersten Mal vermieten – rechnen Kosten ab, die gesetzlich nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Die häufigsten Beispiele:

Nicht umlagefähig	Umlagefähig
Verwaltungskosten (Hausverwaltung)	Hausmeisterkosten (nur Betrieb, nicht Verwaltung)
Instandhaltungsrücklagen	Gebäudeversicherung
Reparaturkosten	Grundsteuer
Kontoführungsgebühren	Müllentsorgung
Steuerberatungskosten	Gartenpflege
Leerstandskosten	Beleuchtung Gemeinschaftsflächen

Das BGH-Urteil, das Vermieter kennen müssen

Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 11. November 2009 (Az. VIII ZR 221/08) klargestellt: Rechnet ein Vermieter Kosten ab, die nicht umlagefähig sind, wird die gesamte Abrechnung nicht automatisch unwirksam – aber der Mieter kann den entsprechenden Betrag kürzen und die Richtigkeit aller Positionen in Zweifel ziehen. In der Praxis führt das fast immer zu einem Rechtsstreit.

Praxisfall: Der Hausmeister als Falle

Besonders tückisch sind Hausmeisterkosten. Ein Hausmeister, der Schnee räumt, Glühbirnen tauscht und den Keller kehrt – umlagefähig. Derselbe Hausmeister, der Mietverträge vorbereitet oder Mieteranfragen bearbeitet – nicht umlagefähig. Sie müssen den Anteil für Verwaltungstätigkeiten herausrechnen. Das OLG Hamburg hat in einem viel zitierten Urteil entschieden, dass ohne eine solche Aufteilung die gesamten Hausmeisterkosten nicht ansetzbar sind.

Fehler 3: Den falschen Verteilerschlüssel verwenden

Quadratmeter, Köpfe oder Wohneinheiten?

Das deutsche Mietrecht erlaubt verschiedene Umlageschlüssel – welcher gilt, hängt vom Mietvertrag und von der Art der Kosten ab. Die Regel: Was im Mietvertrag steht, hat Vorrang. Steht nichts drin, gilt gemäß § 556a BGB der Anteil der Wohnfläche als Auffangregelung.

Ausnahme Heizkosten: Hier schreibt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zwingend vor, dass mindestens 50 %, höchstens 70 % der Kosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden müssen. Wer das ignoriert und pauschal nach Quadratmetern abrechnet, riskiert, dass der Mieter die Heizkosten um 15 % kürzen darf (§ 12 HeizkostenV).

Das kostet ein falscher Schlüssel

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Haus mit vier gleich großen Wohnungen (je 80 m²) und einer kleinen Einliegerwohnung (40 m²). Gesamtfläche: 360 m². Sie rechnen die Heizkosten pauschal nach Wohnfläche ab, obwohl die Einliegerwohnung einen eigenen Zähler hat und deutlich weniger verbraucht. Der Mieter der Einliegerwohnung zahlt dann anteilig zu viel – und darf laut HeizkostenV automatisch 15 % kürzen. Bei Heizkosten von 5.000 € wären das 750 €, die Sie nicht einfordern können.

Empfehlung für die Praxis

Prüfen Sie Ihren Mietvertrag auf explizite Umlageregelungen
Für Heizkosten: Prüfen Sie, ob Verbrauchszähler vorhanden sind (oft Pflicht)
Bei gemischten Objekten (Wohnen + Gewerbe): Beachten Sie, dass Gewerbeeinheiten häufig einen erhöhten Kostenanteil verursachen (z.B. Müll) und gesondert behandelt werden müssen

Fehler 4: Gewerbe- und Wohnnutzung nicht trennen

Das Problem bei gemischten Objekten

Befinden sich in Ihrem Haus sowohl Wohnungen als auch Gewerbeflächen (z.B. eine Arztpraxis, ein Ladenlokal oder ein Büro), entstehen besondere Pflichten bei der Nebenkostenabrechnung. Denn Gewerbeeinheiten verursachen häufig überproportional hohe Kosten:

Müll: Eine Arztpraxis produziert deutlich mehr Abfall als ein Haushalt
Wasser: Ein Friseur verbraucht wesentlich mehr Wasser als ein Mieter
Reinigung: Stark frequentierte Gewerbeflächen verursachen mehr Schmutz im Treppenhaus

Was das BGH dazu sagt

Der BGH hat mehrfach entschieden (u.a. Az. VIII ZR 184/07), dass ein Vermieter, der in einem gemischt genutzten Objekt die Nebenkosten einfach nach Gesamtfläche umlegt, ohne die erhöhten Gewerbekosten vorweg abzuziehen, gegen das Gebot der ordnungsgemäßen Abrechnung verstößt. Die betroffenen Wohnungsmieter können die Abrechnung anfechten.

Die Lösung: Vorabzug

Ermitteln Sie, welche Kosten nachweislich durch das Gewerbe erhöht werden, und ziehen Sie diesen Mehranteil vor der Umlage ab. Dieser Vorgang heißt “Vorabzug”. Erst der verbleibende Betrag wird dann nach dem vereinbarten Schlüssel auf alle Einheiten verteilt.

Fehler 5: Formelle Anforderungen nicht einhalten

Was eine Abrechnung enthalten muss

Eine Nebenkostenabrechnung ist kein formloses Dokument. Laut ständiger BGH-Rechtsprechung muss sie folgende Mindestangaben enthalten, damit sie formal wirksam ist:

Zusammenstellung der Gesamtkosten – jede Position einzeln und nachvollziehbar
Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels – z.B. “Umlage nach Wohnfläche: 80 m² von 320 m² Gesamtfläche = 25 %”
Berechnung des Mieteranteils – Gesamtkosten × Anteil = Mieteranteil
Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Häufige Formfehler in der Praxis

Kosten werden in einer Summe zusammengefasst, ohne Einzelpositionen aufzuführen (“Betriebskosten gesamt: 3.450 €” – reicht nicht aus)
Der Verteilerschlüssel wird genannt, aber nicht erklärt (“Umlage nach Einheiten” – was bedeutet das konkret?)
Die Vorauszahlungen werden falsch berechnet oder vergessen
Es fehlt der Zeitraum, auf den sich die Abrechnung bezieht

Die Folge formeller Fehler

Ist die Abrechnung formell fehlerhaft, ist sie unwirksam – auch wenn die inhaltlichen Zahlen stimmen. Das bedeutet: Sie müssen eine neue, korrekte Abrechnung erstellen. Läuft dabei die 12-Monats-Frist ab (Fehler 1), verlieren Sie Ihre Nachforderungsansprüche endgültig.

Das Amtsgericht München entschied in einem bekannten Fall (Az. 423 C 34423/18), dass eine Abrechnung, die zwar alle Zahlen enthielt, aber den Verteilerschlüssel nicht verständlich erläuterte, formell unwirksam sei. Der Vermieter verlor die komplette Nachforderung von über 800 €.

Was kostet ein Nebenkostenstreit wirklich?

Viele Vermieter unterschätzen, was ein eskalierter Nebenkostenstreit tatsächlich kostet – nicht nur finanziell, sondern auch in Zeit und Nerven:

Kostenpunkt	Betrag
Anwalt (Beratung + Schreiben)	300 – 800 €
Gerichtskosten (AG) bei Streitwert 500 €	ca. 200 €
Gegnerischer Anwalt (bei Niederlage)	300 – 600 €
Ihre Zeit (Recherche, Termine, Stress)	unbezahlbar
Gesamt bei einem mittleren Fall	800 – 1.600 €

Dabei ist der ursprüngliche Streitwert oft nur 200 – 500 €. Das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag ist katastrophal – es sei denn, Sie sind durch eine Vermieter-Rechtsschutzversicherung abgesichert.

Checkliste: Nebenkostenabrechnung richtig erstellen

Bevor Sie Ihre Abrechnung verschicken, prüfen Sie diese Punkte:

Abrechnungszeitraum korrekt angegeben (z.B. 01.01. – 31.12.2025)?
Alle Positionen einzeln aufgeführt und mit Belegen nachweisbar?
Nur umlagefähige Kosten nach § 2 BetrKV enthalten?
Verteilerschlüssel im Mietvertrag geprüft und korrekt angewandt?
Heizkosten nach HeizkostenV (verbrauchsabhängig) abgerechnet?
Gewerbeeinheiten korrekt behandelt (Vorabzug)?
Geleistete Vorauszahlungen vollständig und korrekt abgezogen?
Abrechnung kommt vor dem Fristablauf beim Mieter an?
Kopie und Zugangsnachweis (z.B. Einschreiben) für Ihre Unterlagen?

Wie Vermieter-Rechtsschutz Sie absichert

Selbst wenn Sie alles richtig machen, kann ein Mieter die Abrechnung anfechten – berechtigt oder nicht. Ohne Absicherung stehen Sie vor der Wahl: Nachgeben (und Geld verlieren) oder Anwalt einschalten (und viel Geld ausgeben).

Eine spezialisierte Vermieter-Rechtsschutzversicherung übernimmt in solchen Fällen:

Anwaltskosten für außergerichtliche Verhandlungen
Gerichtskosten bei streitigen Verfahren
Kosten für Sachverständige, die Ihre Abrechnung bestätigen
Beratungskosten, wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Abrechnung korrekt ist

Das Besondere: Mit einer Rechtsschutzversicherung können Sie auch bei kleineren Streitwerten konsequent auf Ihr Recht bestehen – ohne das Kostenrisiko immer neu abwägen zu müssen.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung ist eine der wichtigsten rechtlichen Pflichten als Vermieter – und eine der fehleranfälligsten. Die fünf häufigsten Fehler lassen sich auf einen Nenner bringen: mangelnde Sorgfalt und fehlende Systematik. Wer ein klares System hat, die gesetzlichen Vorgaben kennt und bei Unklarheiten rechtzeitig Hilfe holt, kann die meisten Konflikte vermeiden.

Bleibt dennoch ein Streit, ist es entscheidend, nicht aus Kostengründen klein beizugeben. Mit dem richtigen Schutz im Rücken können Sie Ihre berechtigten Forderungen auch durchsetzen.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch einen qualifizierten Rechtsanwalt. Alle Angaben wurden nach bestem Wissen erstellt, können aber aufgrund von Gesetzesänderungen oder aktueller Rechtsprechung abweichen.

Nebenkostenabrechnung: Die 5 häufigsten Fehler – und wie Sie sie vermeiden